Interim Manager und Virtuelle Assistenz – das bringen die wertvollen Unterstützer

Interim Manager stehen oft vor der Herausforderung, sich rasch in eine neue Organisation einzuarbeiten und gleichzeitig einen hohen Arbeitsaufwand zu bewältigen. Eine VA kann hier unterstützen, indem sie Routineaufgaben wie

übernimmt. Durch diese Entlastung bleibt Ihnen als Interim Manager mehr Zeit für strategische Entscheidungen und die direkte Zusammenarbeit mit dem Team.

In meiner Zusammenarbeit mit CEOs habe ich häufig die Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Terminen übernommen. Dies verschafft Ihnen als Manager/in den Freiraum, sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren. Dadurch kommen Sie schneller ins Handeln, anstatt Zeit mit organisatorischen Details zu verlieren.

Interim Manager sind meist für einen begrenzten Zeitraum im Einsatz und benötigen Unterstützung, die flexibel und schnell einsatzbereit ist. Eine VA bietet genau diese Spontanität und Flexibilität. Sie kann kurzfristig einspringen und sich an die wechselnden Bedürfnisse eines Interim Managers anpassen – ob es um die schnelle Organisation eines Meetings oder das Erstellen von Berichten geht.

Stellen Sie sich vor, Sie übernehmen kurzfristig die Leitung eines Unternehmens und sehen sich unerwartet mit einem dringenden Termin für ein wichtiges Stakeholder-Meeting konfrontiert. In dieser Situation kann eine Virtuelle Assistenz (VA) blitzschnell reagieren. Die VA organisiert umgehend die benötigten Besprechungsunterlagen, koordiniert den Termin mit allen Beteiligten und bereitet die Agenda vor, sodass Sie sich voll und ganz auf die strategische Vorbereitung konzentrieren können. Diese Fähigkeit zur schnellen Anpassung und Unterstützung, sei es bei der Organisation eines Meetings oder beim Erstellen von Berichten, stellt sicher, dass Sie reibungslos und effizient arbeiten können, ohne zusätzliche Ressourcen vor Ort bereitstellen zu müssen.

Eine der größten Herausforderungen im Interim Management ist der hohe Zeitdruck in Kombination mit einer großen Anzahl neuer Kontakte. Allein die Organisation von Kennenlernterminen mit Stakeholdern kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Hier unterstützt eine VA, indem sie diese Treffen effizient plant und vorbereitet, sodass Sie sich auf das Kennenlernen der individuellen Teammitglieder konzentrieren können.

In meiner täglichen Arbeit habe ich häufig die Planung von Stakeholder-Meetings übernommen. Dies hat den CEOs wertvolle Zeit verschafft, die sie für die Entwicklung von Strategien und die Arbeit mit dem Team nutzen konnten.

Während eine VA administrative Aufgaben abnimmt, kann sie auch strategisch unterstützen. So kann sie beispielsweise relevante Informationen für Entscheidungsprozesse recherchieren und Berichte erstellen, die Ihnen als Interim Manager helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies ermöglicht es Ihnen, sich intensiver auf das Führen und Gestalten zu konzentrieren, anstatt operative Details selbst zu erledigen.

In einem Projekt, das sich mit der Expansion eines Unternehmens in neue Märkte beschäftigte, benötigten Sie eine umfassende Marktanalyse, um die besten Entscheidungen für die Markteintrittsstrategie zu treffen. Statt selbst zeitaufwändige Recherchen durchzuführen, beauftragten Sie eine VA, die notwendigen Daten zu sammeln, mit Teammitgliedern Informationen zusammenzustellen und eine detaillierte Analyse der Markttrends, Wettbewerber und Kundenbedürfnisse zu erstellen. Durch diese Unterstützung konnten Sie sich auf die strategischen Aspekte der Expansion konzentrieren, während die VA die operative Recherchearbeit effizient und gründlich erledigte. Dies beschleunigte den Entscheidungsprozess erheblich und trug dazu bei, dass Sie wertvolle Zeit für die Umsetzung der Strategie nutzen konnten.

In der Zusammenarbeit mit Interim Managerist Flexibilität auch bei den genutzten Tools wichtig. Als VA richte ich mich immer nach den Tools und Plattformen, die Sie bevorzugen – sei es Microsoft365, Google Workspace oder andere Anwendungen. Diese Anpassungsfähigkeit sorgt für nahtlose Integration in die bestehende Infrastruktur und erleichtert die Zusammenarbeit.

Ist noch keine Entscheidung für eine gemeinsame Plattform gefallen, bietet sich ein Blick auf Google Workspace an. Ausgestattet mit eigenen Accounts können Termine, Daten und Prozesse professionell gemanagt werden. Die Kosten sind hierbei gerade für kleine Teams überschaubar und die Anwendungen sehr intuitiv.

Eine erfolgreiche VA zeichnet sich durch mehrere wesentliche Eigenschaften aus, die besonders im Interim Management wertvoll sind: